同窓会員名簿管理運用規定

１．制定目的
本規定は、大分県立竹田高等学校関東同窓会の会員名簿(付随する維持会員名簿、役員名簿、学年幹事名簿等を含む)に記載される個人情報保護を目的にする。

２．利用目的の特定
会員名簿は、同窓会組織の維持・拡充のための資料並びに、会報(臥牛)や総会案内の送付などにその利用を限定する。

３．利用目的の制限/適正な取得/利用目的の通知
本規定は竹田高等学校関東同窓会ホームページに掲載して公知する。また新規会員加入に際しては、本規定を説明の上、あらかじめ本人の同意を得て名簿に登録する。

４．安全管理処置
会員名簿は、名簿管理者(副組織委員長)が電子ファイル形式で原本を責任管理し、更新時の版管理と適切なセキュリティ対策を講ずる。また必要に応じて役員・学年幹事間で名簿全体または一部を共有し、紙媒体の場合はナンバリング台帳管理を行い、電子媒体送受信時はパスワードや暗号化などのセキュリティ対策を講ずる。

５．名簿管理体制
・同窓会員名簿管理責任者　会長
・同窓会員名簿管理者　組織委員会のメンバ—のうち、組織委員長が推薦し、会長が任命する者
・同窓会員名簿閲覧者　全役員、各学年幹事
・維持会員名簿管理者　総務委員長

６．名簿管理者の監督
会長は名簿管理者および名簿閲覧者全員を管理、監督する。

７．委託先の監督
名簿情報の印刷などで業者に作業委託する場合は秘密保持契約を結ぶ。

８．第三者への提供
同窓会名簿の第三者への提供は禁止する。

９．会員名簿の訂正/削除
役員及び学年幹事は、会員および会員関係者からの情報訂正、退会などの情報を速やかに会員名簿管理者に連絡する。会員名簿管理者は当該情報に速やかに対応し、会員名簿の最新化を図る。

10．苦情処理
個人情報に関する会員からの苦情に対しては、会員名簿管理責任者である会長が、適切かつ速やかに対応する。

11．既存会員名簿の扱い
既に登録済会員(平成27年度現在：約1,700名)に対しては、同窓会名簿管理運用規定で会員の個人情報を厳格に管理・運用していることを公表・周知させる。

12．その他
本規定に定めない事項は、役員会/幹事会の決議をもって管理、運用する。

＜改訂履歴＞
初版制定：　平成28年1月23日